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天津移动通信有限公司档案管理系统一期工程 |
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目前天津移动正在使用的档案系统是两层的C/S结构，数据库服务器采用SQL Server 7.0，前端展现界面用PB开发。接口方式是：老OA的Domino程序调用一个VB开发的小应用程序，向档案系统服务器端的一个SQL Server临时库中发送数据，档案系统获取到数据以后，放入自己的SQL Server库中使用。 由于老OA和老档案系统之间传送数据很不稳定，附件传送成功率很低，导致这个接口基本没有使用过，目前档案系统获取数据的办法是：由文书按照规定的格式手动填写一个包括档案条目多数内容的一个电子表格文件（但不包括文档正文），  发送给档案管理员，档案管理员利用一个小程序手动将数据入库，这些条目可以在系统界面上修改完善。也就是说目前的档案系统中并没有电子文档，只是包含一些条目而已，档案库中的文档都是以纸质的形式存储的实体文档。
随着对档案管理系统功能要求的提高，不但要能够对电子格式的文件进行档案管理，还要方便档案的查阅，采用B/S结构的档案管理系统，必然对传统的档案相关的业务管理与操作流程产生影响，即传统的工作流程与各部门分工也需要随之调整。基于B/S结构的档案管理系统，将使档案资料的收集归档效率大大提高，档案的电子化存储是实现或提供网上查阅功能的基本条件。 老档案管理系统中未能真正实现电子文件的存档仅实现了档案管理信息的记录，而无法查阅档案文件本身内容，另外，由于老档案管理系统是C/S结构，其客户端软件仅安装在档案室的计算机中，因而档案管理各功能--从收集到整理、查阅等各功能都仅能到档案室中才能进行。新档案管理系统仅通过浏览器就可以进行档案电子版的收集以及初步的档案整理功能，因此有条件使各部门相应归档人员（如：各部门文书）直接登录档案管理系统，进入收集功能填写档案移交单、上载电子版档案资料，甚至系统根据其输入的信息完成初步的组卷工作，即完成文件级、案卷级的初步档案管理，而由档案管理人员进行目录级、门类级、全宗级的档案整理。另外，从借阅的角度也使各部门人员通过电子化的借阅审批流程方便地进行电子版档案的查阅。 目前正在使用的档案管理系统，档案的组织方式从分类及层次结构的角度主要包括以下个几个概念，其包含关系如下： 
全宗→门类/分类→目录→案卷→文件→附件 文件：作为档案的最小组织单位，可能包含多个附件。 案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 目录：由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。 门类/分类：目前门类/分类主要以下几种 - 科技档案 - 文书档案 
- 会计移交档案 - 奖状档案 - 软盘档案 - 声像档案 - 实物档案 - 数据档案 - 会计档案（凭证） - 会计档案（帐簿） - 会计档案（年报） - 会计档案（其他） - 专题资料 - 其他 全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，如：单位--"天津移动移动通信有限责任公司"、"天津移动移动通信局"、"天津邮电器材公司"、"天津摩拜尔公司"等。 【功能清单】 
基本信息的配置： 档案的收集：归档处理、确认归档 档案的整理：组卷功能、整理功能 档案统计：库存量、整体借阅情况、按保存期限／分类等统计功能 档案借阅：电子档案借阅、纸质档案借阅、纸质档案催还 档案的移交销毁： 用户及权限管理：用户管理、权限管理 |
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